Kick‑off meeting: doel en beste praktijken
Een kick‑off meeting is de eerste bijeenkomst tussen het projectteam, de stakeholders en de projectsponsor bij het begin van een nieuw project of een nieuwe fase. Het doel is om iedereen te verenigen rond een gemeenschappelijke visie, de doelen en scope van het project duidelijk te maken en ervoor te zorgen dat alle deelnemers weten wat hun rol en verantwoordelijkheden zijn. Een kick‑off meeting is essentieel voor het algehele succes van een project: ze brengt het team samen om de doelstellingen en visie op elkaar af te stemmen en legt zo de basis voor een geslaagde uitvoering.
Tips voor een effectieve kick‑off meeting
- Kies het juiste tijdstip: plan de vergadering op een moment dat voor alle deelnemers haalbaar is en houd rekening met eventuele tijdzoneverschillen.
- Bepaal een geschikte duur: een kick‑off meeting duurt bij voorkeur niet langer dan één uur. Deel eerst de belangrijkste informatie en gebruik de resterende tijd voor vragen en teambuilding.
- Nodig de juiste mensen uit: zorg dat alle teamleden, stakeholders en de sponsor die betrokken zijn bij de ontwikkeling en uitvoering aanwezig zijn. Voorkom dat je iemand overslaat, maar nodig ook geen mensen uit die geen rol spelen.
- Wijs een notulist aan: het gesprek dat tijdens de meeting plaatsvindt is belangrijk. Laat feedback, wijzigingen en vragen documenteren door iemand die niet de bijeenkomst leidt. Gebruik bijvoorbeeld Google Keep, Google Docs of Microsoft OneNote.
- Stel een agenda op: de agenda bevat doorgaans: introducties, projectachtergrond en doel, projectdoelen en scope, rollen en verantwoordelijkheden, samenwerkingsproces en tools, de volgende stappen (verwachtingen en actiepunten) en tijd voor vragen en discussie.
- Deel de agenda vooraf: stuur de agenda vooraf per e‑mail naar de deelnemers en vermeld wie welke onderdelen presenteert. Zo weten ze wat ze kunnen verwachten, kunnen ze zich voorbereiden en eventueel vragen of ideeën formuleren.
- Blijf bij de agenda: gesprekken kunnen afdwalen of langer duren dan gepland. Als projectmanager houd je de vergadering op koers door de discussie te richten op de agendapunten.
- Volg na afloop op: verstuur na de bijeenkomst een samenvatting met de notulen en actiepunten naar alle deelnemers.