Het opstellen van een Work Breakdown Structure (WBS)

Een Work Breakdown Structure (WBS) is een deliverable-georiënteerde opsplitsing van een project in kleinere, beheersbare onderdelen. Het is een hulpmiddel dat de mijlpalen en taken van een project in een hiërarchie plaatst, in de volgorde waarin ze moeten worden uitgevoerd.

Een grondige WBS biedt een visuele weergave van een project en de taken die nodig zijn om elke mijlpaal te bereiken. Het maakt het eenvoudiger om alle essentiële projecttaken te begrijpen, zoals het schatten van kosten, het opstellen van een planning, het toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden en het volgen van de voortgang. Zie elk stukje informatie als onderdeel van de projectpuzzel — je kunt een project pas succesvol navigeren als je begrijpt hoe alle onderdelen samenhangen. Vaak dragen meerdere kleine taken bij aan een grotere taak of mijlpaal.

Stappen om een WBS op te bouwen

1. Begin met het overzicht op hoog niveau: Brainstorm met je team om de belangrijkste opleveringen en mijlpalen te bepalen. Voorbeeld: stel dat je een bedrijfsevenement plant. Je hoofd-mijlpalen kunnen zijn: “locatie vastleggen”, “gastlogistiek afronden” en “agenda opstellen”.
2. Identificeer de taken die nodig zijn om die mijlpalen te bereiken: Voorbeeld: de mijlpaal “locatie vastleggen” kan worden opgesplitst in taken zoals “onderzoek naar locaties”, “locatie bezoeken en decoreren” en “aanbetaling doen”.
3. Analyseer deze taken en splits ze verder op in sub-taken: Voorbeeld: de taak “locatie bezoeken en decoreren” kan verder worden opgesplitst in sub-taken zoals “deco-commissie samenstellen”, “decoraties kopen” en “decoratieteam toewijzen”.

Door je project op deze manier stap voor stap op te delen, ontstaat er structuur en duidelijkheid. Een goed opgebouwde WBS helpt om realistische verwachtingen te stellen, verantwoordelijkheid te verdelen en de voortgang te monitoren.