Best practices voor het instellen van mijlpalen
Mijlpalen en taken zijn twee verschillende onderdelen van projectplanning. Een projecttaak is een activiteit die binnen een vastgestelde periode moet worden uitgevoerd en aan één of meerdere personen wordt toegewezen. Een projectmijlpaal is een belangrijk moment in het projectschema dat meestal de voltooiing van een grote oplevering aanduidt. Mijlpalen zijn belangrijke checkpoints; ze laten zien of het project op schema ligt om zijn doelen te halen.
Taken gebruiken om mijlpalen te definiëren
Je kunt op twee manieren te werk gaan bij het plannen van taken en mijlpalen:
- Top‑downplanning: de projectmanager bepaalt eerst de hogere mijlpalen en werkt vervolgens samen met het team om de benodigde taken onder de mijlpaal te groeperen.
- Bottom‑upplanning: de projectmanager inventariseert alle afzonderlijke taken en groepeert ze vervolgens tot beheersbare delen die leiden tot een mijlpaal.
Een mijlpaal kan worden bereikt via meerdere taken. Stel dat de mijlpaal is om een eerste artikelversie goedgekeurd te krijgen; daarvoor moeten taken als outline opstellen, eerste versie schrijven en naar de redacteur sturen worden uitgevoerd.
Mijlpalen integreren in je projectschema
Aantal en type mijlpalen verschillen per project. Je hoeft niet te streven naar een bepaald aantal mijlpalen; plan mijlpalen rond de belangrijkste momenten of opleveringen in je project. Bekijk je projectschema en identificeer waar je grote doelen behaalt of beslissende stappen zet – dat zijn je mijlpalen.
Valstrikken bij het instellen van mijlpalen
- Te veel mijlpalen instellen: te veel kleine of specifieke mijlpalen doen afbreuk aan hun belang en kunnen het project groter doen lijken dan het is.
- Taken verwarren met mijlpalen: mijlpalen vertegenwoordigen momenten in de tijd, niet de taken zelf. Taken zijn de stappen die naar een mijlpaal leiden.
- Taken en mijlpalen apart houden: zorg dat taken en mijlpalen samen in één projectplan staan, zodat je de relatie tussen beide kunt zien en deadlines gemakkelijker bewaakt.
Belangrijkste inzichten
Je aanpak voor het instellen van mijlpalen verschilt per project, maar de meeste projecten hebben ten minste één mijlpaal met meerdere kleinere taken. Door duidelijke, afzonderlijke taken en mijlpalen te definiëren, ze op te nemen in je projectschema en ze visueel samen te brengen, blijft je project georganiseerd en voortvarend richting het einddoel.