De planning fallacy: waarom optimisme je projectplanning kan misleiden
Het is heel menselijk om te denken dat een taak minder tijd en moeite kost dan in werkelijkheid. Of het nu gaat om een korte wandeling met de hond of het realiseren van een groot project: we hebben de neiging te geloven dat alles vlotter zal verlopen dan vaak het geval is. Dit optimisme is een mooie eigenschap, maar tijdens de projectplanning kan het juist voor problemen zorgen. Daarom is het belangrijk om te begrijpen hoe de zogenoemde planning fallacy werkt, zodat je als projectmanager sterk aan de start verschijnt.
Wat is de planning fallacy?
De planning fallacy is een bekend concept binnen gedragseconomie en projectmanagement. Het verwijst naar de structurele onderschatting van tijd, kosten en risico’s, veroorzaakt door optimisme. Mensen geloven dat negatieve scenario’s minder waarschijnlijk zijn, waardoor zij plannen maken op basis van ideale omstandigheden in plaats van realistische situaties.
Een eenvoudig voorbeeld: je plant een korte wandeling met je hond tussen twee afspraken door. Je gaat ervan uit dat het vlot zal verlopen, maar je houdt geen rekening met regen, speelse ontmoetingen met andere honden of onverwachte afleidingen. Het gevolg? Je komt te laat of mist zelfs een afspraak. Deze denkfout werkt precies hetzelfde in professionele projecten.
Waarom iedereen gevoelig is voor deze denkfout
De planning fallacy treft zowel beginners als ervaren professionals. Ook wanneer je een taak al honderd keer hebt uitgevoerd, moet je rekening blijven houden met variabelen die de doorlooptijd kunnen beïnvloeden. In projectmanagement geldt dit net zo goed: elk project heeft unieke omstandigheden en afhankelijkheden, waardoor kopiëren van eerdere tijdsinschattingen risicovol is.
Voor projectmanagers betekent dit dat een balans nodig is tussen een positieve instelling en realistische planning. "Optimistisch realisme" helpt om zowel ambitieus als nauwkeurig te blijven.
Casestudy: hoe onderschatting een project kan ontsporen
Om dit concreet te maken bekijken we een fictieve projectmanager, Lars, die verantwoordelijk is voor de bouw van een nieuwe woning in de stad Rivierenburg. Hij werkt met een gedetailleerde Work Breakdown Structure (WBS) waarin belangrijke projectonderdelen zijn opgenomen: fundering, ruwbouw en afwerking.
Lars maakt een tijdsinschatting voor de hoofdtaken:
| Taak | Geschatte duur |
|---|---|
| Fundering | 2 weken |
| Opbouw | 4 weken |
| Afwerking & Aanpassingen | 4 weken |
Op papier duurt het volledige project tien weken — precies binnen de geplande deadline. Maar wanneer Lars de planning nauwkeuriger bekijkt, beseft hij dat deze inschatting erg gevoelig is voor risico’s: slecht weer, leveringsvertragingen en onverwachte afwezigheden van medewerkers kunnen de planning al snel doen uitlopen.
Door overleg te voeren met zijn team en andere betrokkenen ontdekt hij aanvullende risico’s. Hij besluit buffertijden in te bouwen en past het schema aan zodat het project beter bestand is tegen vertragingen. Deze aanpassing helpt om realistische verwachtingen te scheppen en verhoogt de kans op een succesvolle oplevering.
Belangrijkste lessen
- Denk vooruit in scenario’s. Vraag jezelf af: wat kan er misgaan en hoe groot is de impact?
- Gebruik je team als informatiebron. Zij kennen mogelijke knelpunten en risico’s vaak beter dan wie ook.
- Plan met realistische marges. Buffers zorgen ervoor dat het project niet direct ontspoort bij tegenslag.
- Blijf optimistisch, maar realistisch. Ambitie is waardevol, maar moet gesteund worden door gezonde planning.
Door bewust om te gaan met de planning fallacy versterk je de kans dat een project binnen tijd en budget wordt afgerond. Realisme en samenwerking vormen daarbij de basis voor professioneel projectmanagement.