Het belang en de opbouw van een Projectcharter
Een projectcharter definieert een project op een duidelijke manier en beschrijft alle essentiële details die nodig zijn om de gestelde doelen te bereiken. Een goed gedocumenteerd projectcharter is een krachtig instrument voor de projectmanager en kan het verschil maken tussen succes en mislukking.
De functie van een projectcharter
Het projectcharter is het formele document waarin de doelen, waarden, voordelen en kerngegevens van het project worden vastgelegd. Je kunt het beschouwen als het kompas van het project — het biedt richting gedurende de hele projectlevenscyclus. Stakeholders gebruiken het charter om te controleren of het project in lijn ligt met de strategische doelstellingen van de organisatie en of het is opgezet om het gewenste eindresultaat te behalen.
Omdat het projectcharter zo belangrijk is, moet het voldoende detail bevatten om richting te geven, maar tegelijk beknopt genoeg zijn om overbodige informatie te vermijden.
Samenwerking bij het opstellen
Zoals bij elk projectdocument is het raadzaam om vroeg en regelmatig samen te werken met je team en je stakeholders. Door hen te betrekken bij het opstellen van het charter, zorg je ervoor dat het document aansluit op hun prioriteiten en verwachtingen. Gebruik de businesscase — de reden waarom het project is opgestart — als leidraad voor het ontwikkelen van het charter.
Projectcharters kunnen variëren per organisatie of type project. Het is de taak van de projectmanager om te bepalen welk type charter het meest geschikt is om de relevante informatie vast te leggen en zo het project goed op te starten.
Belangrijke onderdelen van een projectcharter
Hoewel de inhoud kan verschillen, bevat een projectcharter doorgaans een combinatie van de volgende elementen:
- Inleiding of projectsamenvatting
- Doelen en objectieven
- Businesscase, inclusief voordelen en kosten
- Projectteam en rollen
- Scope (projectomvang)
- Succescriteria
- Belangrijkste vereisten of opleveringen
- Budget
- Planning of mijlpalen
- Aannames en beperkingen
- Risico’s
- OKR’s (Objectives & Key Results)
- Goedkeuringen
Verschillende formaten en toepassingen
In de loop van je carrière als projectmanager zul je verschillende formaten van projectcharters tegenkomen. Voor kleine, eenvoudige projecten volstaat vaak een beknopte versie waarin enkel de essentiële informatie wordt opgenomen. Grotere of complexere projecten vereisen daarentegen vaak een uitgebreider charter, eventueel aangevuld met gedetailleerde analyses in een bijlage (appendix).
Sommige organisaties hebben hun eigen sjabloon of standaardvorm, terwijl andere meer flexibiliteit toelaten. Als projectmanager kun je dus een bestaand model gebruiken of een aangepast charter ontwikkelen dat beter aansluit bij het specifieke project.
Een levend document
Een projectcharter is geen statisch document. Naarmate het project evolueert, kunnen er herzieningen nodig zijn. Dat is niet alleen normaal, maar ook wenselijk: het charter groeit mee met het project. Blijf het regelmatig herzien en actualiseren om te verzekeren dat het project op koers blijft met de oorspronkelijke doelstellingen.
Belangrijkste inzicht
Het projectcharter vormt de fundamentele basis van een project. Het verenigt visie, richting en structuur en helpt om verwachtingen te managen tussen het projectteam en de stakeholders. Door het als een levend document te beschouwen en samenwerking te stimuleren bij het opstellen ervan, leg je een sterke basis voor een succesvol project.