De rol van de projectmanager en de belanghebbenden

De projectmanager

Hoewel alle teamleden verantwoordelijk zijn voor hun eigen taken, ligt de eindverantwoordelijkheid voor het succes van het project bij de projectmanager. Deze persoon bewaakt de voortgang, motiveert het team en zorgt ervoor dat het project binnen de afgesproken scope, tijd en budget blijft.

Een goede projectmanager begrijpt dat teamdynamiek de sleutel is tot succes. Daarom gebruikt hij of zij technieken zoals teambuilding, motivatie, coaching en effectieve besluitvorming om het team sterk en gefocust te houden.

Daarnaast integreert de projectmanager al het projectwerk door het ontwikkelen van een projectmanagementplan, het aansturen van het werk, het documenteren van rapporten, het beheersen van wijzigingen en het monitoren van de kwaliteit. Een belangrijk deel van deze rol is het beheren van de betrokkenheid van stakeholders, waarbij communicatie, onderhandelen, vertrouwen opbouwen, politieke en culturele sensitiviteit en conflictmanagement centraal staan.

Belanghebbenden (Stakeholders)

De term stakeholders verwijst naar alle partijen die belang hebben bij de uitkomst van een project. De mate van betrokkenheid varieert naargelang de impact van het project op hun werk of belangen.

Stakeholders worden doorgaans verdeeld in twee groepen:

• Primaire stakeholders: direct beïnvloed door het resultaat van het project.
• Secundaire stakeholders: indirect beïnvloed door het resultaat of de uitvoering van het project.

Primaire stakeholders zijn meestal teamleden, klanten, sponsors of senior leiders. Stel bijvoorbeeld dat je projectmanager bent bij een bouwbedrijf dat een nieuw evenementencentrum bouwt voor een lokale cateraar. De eigenaars van het cateringbedrijf zijn dan primaire stakeholders, aangezien zij het project financieren. Ook de CEO van het bouwbedrijf kan een primaire stakeholder zijn, vooral als hij rechtstreeks betrokken wil zijn bij lokale projecten.

Een voorbeeld van een secundaire stakeholder is iemand van de juridische afdeling die het contract moet verwerken. Hoewel het eindresultaat hen niet direct raakt, beïnvloedt het project hun werk wel. Elk project heeft zijn eigen unieke set stakeholders, en het is de taak van de projectmanager om te weten wie ze zijn, wat hun verwachtingen zijn en hoe ermee te communiceren.

Projectteamleden

Geen enkel project kan slagen zonder een sterk team. Projectteamleden zijn ook primaire stakeholders, aangezien zij de uitvoering en realisatie van het project mogelijk maken. De samenstelling van het team hangt af van de aard, omvang en complexiteit van het project.

Het is cruciaal om teamleden te selecteren met zowel technische expertise als interpersoonlijke vaardigheden. Als je niet zelf de keuze hebt in wie deelneemt aan je team, zorg dan dat je vertrouwen opbouwt, diversiteit waardeert en eenheid stimuleert. Dat bevordert samenwerking, begrip en efficiëntie binnen het team.

De projectsponsor

De sponsor is een cruciale primaire stakeholder. Hij of zij initieert het project, keurt het projectcharter goed en zorgt ervoor dat middelen worden vrijgemaakt. Sponsors fungeren als belangrijke schakel tussen de organisatie en de projectmanager en zijn vaak de drijvende kracht achter de business case.

In het voorbeeld van het bouwproject kan de CEO van het bouwbedrijf ook optreden als projectsponsor. Regelmatige communicatie met de sponsor tijdens alle fasen van het project is essentieel om vertrouwen en draagvlak te behouden.

Belangrijkste inzicht

Elk project kent verschillende rollen, maar één constante blijft: de projectmanager die verantwoordelijk is voor de coördinatie en het succes van het geheel. Samen met de primaire stakeholders – zoals teamleden, klanten, sponsors en senior leiders – en ondersteund door secundaire stakeholders, vormt hij of zij de ruggengraat van elk project.

Door heldere communicatie, betrokkenheid en samenwerking tussen al deze partijen te bevorderen, vergroot een projectmanager de kans op een succesvol resultaat aanzienlijk.