Veelvoorkomende projectrisico’s en hoe u zich erop voorbereid

Bij het managen van een project krijgt u onvermijdelijk te maken met uiteenlopende risico’s. Hoewel de exacte aard van die risico’s per project verschilt, zijn er drie categorieën die vrijwel altijd aandacht verdienen: tijdsrisico’s, budgetrisico’s en scope-risico’s. Een goed begrip van deze kernrisico’s vormt de basis voor een realistische en beheersbare projectplanning.

Tijdsrisico’s

Tijdsrisico’s hebben betrekking op de kans dat werkzaamheden meer tijd in beslag nemen dan vooraf gepland. Inefficiënt tijdbeheer kan leiden tot vertragingen, oplopende kosten en ontevreden belanghebbenden. Aangezien tijd direct samenhangt met kosten, kan een uitgelopen planning een aanzienlijke druk leggen op het projectbudget.

Budgetrisico’s

Budgetrisico’s ontstaan wanneer projectkosten hoger uitvallen dan voorzien, bijvoorbeeld door gebrekkige voorbereiding of doordat de omvang van het project gaandeweg wordt uitgebreid. Een zorgvuldig opgesteld budget is essentieel om de financiële controle te behouden. Structurele overschrijdingen kunnen zelfs leiden tot betalingsproblemen richting leveranciers, wat de reputatie van de organisatie kan schaden.

Scope-risico’s

Scope-risico’s verwijzen naar het gevaar dat een project niet oplevert wat vooraf is vastgelegd in de doelstellingen. Wanneer resultaten niet aansluiten bij de verwachtingen van opdrachtgevers of eindgebruikers, kan het hele project zijn waarde verliezen. Duidelijke afbakening en bewaking van de scope zijn daarom cruciaal.

Externe risico’s

Naast deze interne risico’s zijn er ook externe factoren die invloed kunnen hebben op een project. Dit zijn risico’s waar u als organisatie weinig tot geen directe controle over heeft, zoals extreme weersomstandigheden, wijzigingen in wet- en regelgeving of economische schommelingen. Het is belangrijk te erkennen dat niet elk risico volledig te voorspellen of te voorkomen is.

Er bestaat geen vaste formule om alle mogelijke risico’s te identificeren en te beheersen. Wel geldt dat een doordacht risicoplan u beter voorbereidt op onverwachte situaties.

Single point of failure

Een bijzonder kritisch type risico is de zogenaamde single point of failure. Dit is een kwetsbaarheid die, wanneer zij optreedt, het volledige project kan stilleggen. Denk aan een centraal systeem of proces waar het hele team van afhankelijk is.

Stel dat alle projectdocumentatie is opgeslagen op één intern platform en dat dit systeem uitvalt. Zolang de toegang niet hersteld is, kan het team geen voortgang boeken. Een dergelijke situatie heeft directe gevolgen voor planning, budget en scope.

Dit risico kan worden beperkt door te investeren in redundantie, zoals een externe back-upomgeving waarin alle essentiële informatie veilig wordt opgeslagen.

Afhankelijkheden binnen projecten

Een andere belangrijke bron van risico’s zijn afhankelijkheden tussen taken. Een afhankelijkheid betekent dat een activiteit pas kan starten of afronden wanneer een andere taak is voltooid. Deze onderlinge verbanden maken projecten kwetsbaar voor vertragingen.

Wanneer bijvoorbeeld eerst een contract moet worden afgesloten voordat bestellingen geplaatst kunnen worden, ontstaat er een duidelijke afhankelijkheid. Als deze stap vertraging oploopt door afwezigheid of onvoorziene omstandigheden, schuift de volledige planning mee op.

Door vooraf inzicht te krijgen in beschikbaarheid, planningen en mogelijke vervangingen, kunt u buffers en alternatieven inbouwen om de continuïteit van het project te waarborgen.

Interne en externe afhankelijkheden

Afhankelijkheden kunnen intern of extern zijn. Interne afhankelijkheden bevinden zich binnen het project en zijn doorgaans beheersbaar, zoals het verkrijgen van goedkeuring voordat een volgende fase start. Externe afhankelijkheden liggen buiten de directe invloedssfeer van het projectteam, bijvoorbeeld leveringsproblemen bij externe partijen.

Projecten brengen altijd risico’s met zich mee, of het nu gaat om tijd, budget, scope of afhankelijkheden. Een volledig risicovrij project bestaat niet. Door risico’s vroegtijdig te identificeren en realistisch te plannen, vergroot u echter de kans op een succesvol projectverloop.