Fishbone diagram: een gestructureerde aanpak voor risico- en probleemanalyse

Het fishbone diagram, ook bekend als het Ishikawa-diagram of oorzaak-gevolgdiagram, is een visueel analysemiddel dat helpt om complexe problemen overzichtelijk in kaart te brengen. Het model werd in de vorige eeuw ontwikkeld binnen de Japanse kwaliteitszorg en vond aanvankelijk brede toepassing in industriële productieomgevingen.

De naam is afgeleid van de vorm: het diagram lijkt op het skelet van een vis, waarbij het probleem aan de “kop” staat en de mogelijke oorzaken als “graten” naar dat probleem toe wijzen. Deze visuele structuur maakt het eenvoudiger om verbanden te herkennen tussen oorzaken en hun gevolgen.

Waarom een fishbone diagram gebruiken?

Fishbone diagrammen zijn bijzonder geschikt voor brainstormsessies, risicomanagement en root cause analyse. Ze ondersteunen teams bij het systematisch identificeren van factoren die bijdragen aan een probleem, en helpen om deze factoren logisch te groeperen.

Door oorzaken te ordenen in duidelijke categorieën wordt zichtbaar waar de grootste risico’s zich bevinden en welke aspecten prioriteit verdienen. Dit maakt het diagram waardevol, zowel preventief (voor het inschatten van mogelijke risico’s) als reactief (voor het analyseren van bestaande problemen).

Praktijkvoorbeeld: risico’s in een leveringsproject analyseren

Stel je een projectverantwoordelijke voor die bezig is met de voorbereiding van een tijdelijke promotiecampagne waarbij producten gratis worden geleverd. In eerdere projecten bleek dat leveringen naar stedelijke kantoorlocaties regelmatig vertraging opliepen. Om dit risico in het nieuwe project te beheersen, wordt besloten een fishbone diagram op te stellen.

Stap 1: Het probleem scherp definiëren

De eerste stap bestaat uit het helder formuleren van het probleem. In dit geval luidt de probleemstelling: “Leveringen aan stedelijke kantoorlocaties komen regelmatig te laat aan.” Deze formulering wordt geplaatst aan de kop van het diagram en vormt het uitgangspunt van de analyse.

Stap 2: Relevante categorieën bepalen

Vervolgens worden hoofdcategorieën vastgesteld waarin mogelijke oorzaken kunnen worden ondergebracht. Welke categorieën relevant zijn, hangt af van de sector en het type probleem. Veelgebruikte categorieën zijn: mensen, technologie, middelen, transport, processen, tijd en omgevingsfactoren.

Voor dit leveringsvraagstuk worden onder andere de categorieën personeel, technische middelen, logistiek, transport en omgeving geselecteerd en langs de ruggengraat van het diagram geplaatst.

Stap 3: Mogelijke oorzaken verzamelen

Binnen elke categorie worden vervolgens mogelijke oorzaken geïnventariseerd. Dit gebeurt idealiter samen met het projectteam, zodat verschillende perspectieven worden meegenomen. Elke potentiële factor wordt toegevoegd als een afzonderlijke “graat” in het diagram.

Praktische tip: Zorg voor een open en veilige brainstormomgeving. Vermijd het benoemen van personen en focus uitsluitend op processen, gedragingen en omstandigheden. Het doel is inzicht, niet schuldtoewijzing.

Stap 4: Oorzaken analyseren en prioriteren

Nadat meerdere mogelijke oorzaken zijn geïdentificeerd, volgt de analysefase. Hierbij wordt onderzocht welke factoren daadwerkelijk een doorslaggevende rol spelen. Niet elke oorzaak is automatisch de hoofdoorzaak.

Zo kan bijvoorbeeld blijken dat extra materieel de laadtijd wel verkort, maar nauwelijks invloed heeft op de totale levertijd in stedelijke gebieden. Verdere analyse kan aantonen dat het ontbreken van vaste vertrektijden, in combinatie met spitsverkeer, een veel grotere impact heeft. In dat geval ligt de structurele oplossing eerder in het aanpassen van planningen dan in extra middelen.

Door leveringen buiten drukke verkeersmomenten te plannen, kan het oorspronkelijke probleem mogelijk aanzienlijk worden verminderd.

Toepassing in verschillende projectfasen

Fishbone diagrammen zijn flexibel inzetbaar. In de planningsfase helpen ze bij het voorspellen van potentiële risico’s. Tijdens de uitvoeringsfase worden ze gebruikt om bestaande knelpunten te analyseren en structurele oplossingen te formuleren.

Samenvatting en belangrijkste inzichten

Het in kaart brengen van risico’s en hun mogelijke impact is vaak complex. Een fishbone diagram biedt hierbij houvast door oorzaken visueel te structureren en verbanden inzichtelijk te maken.

De kernstappen bij het opstellen van een fishbone diagram zijn:

• Het probleem duidelijk definiëren
• Relevante categorieën vaststellen
• Mogelijke oorzaken brainstormen
• Oorzaken analyseren en de hoofdoorzaak bepalen

Zodra de kernoorzaak is vastgesteld, kan gericht worden gewerkt aan maatregelen om het risico te beperken of volledig weg te nemen. Daarmee vormt het fishbone diagram een krachtig instrument binnen professioneel project- en risicomanagement.